Cara Stock Opname Toko: Langkah, Jadwal, dan Cara Menangani Selisih
Persiapan, langkah menghitung stok fisik, jadwal yang masuk akal untuk toko kecil, dan cara menelusuri selisih tanpa saling menyalahkan.
Tim Olla Kasir · · 6 menit baca
Stock opname adalah kegiatan menghitung jumlah barang yang benar-benar ada di toko, lalu membandingkannya dengan catatan stok. Tujuannya sederhana: memastikan angka di catatan sesuai kenyataan, dan menemukan kebocoran sebelum membesar.
Kenapa Stock Opname Penting
- Selisih stok berarti uang yang hilang, entah karena salah catat, barang rusak, atau kecurangan.
- Catatan stok yang salah membuat keputusan kulakan ikut salah.
- Laba di laporan hanya akurat kalau nilai stoknya benar.
Persiapan Sebelum Menghitung
- Tentukan waktunya: sebaiknya saat toko tutup atau sepi, supaya tidak ada barang yang keluar-masuk selama dihitung.
- Selesaikan semua pencatatan: barang datang dan transaksi hari itu harus sudah tercatat semua.
- Rapikan rak dan gudang: kelompokkan barang yang sama di satu tempat.
- Siapkan daftar barang beserta jumlah menurut catatan sebagai pembanding.
Langkah Stock Opname
- Hitung per area, misalnya rak per rak, supaya tidak ada yang terlewat atau terhitung dua kali.
- Catat jumlah fisik tanpa melihat angka catatan lebih dulu, agar tidak terpengaruh.
- Bandingkan jumlah fisik dengan catatan dan tandai barang yang selisih.
- Hitung ulang barang yang selisih, sebaiknya oleh orang yang berbeda.
- Telusuri penyebabnya sebelum memperbaiki angka di catatan.
Seberapa Sering Dilakukan?
| Jenis barang | Saran jadwal |
|---|---|
| Barang mahal atau sering hilang (rokok, pulsa fisik, kosmetik) | Mingguan |
| Barang cepat laku | Dua mingguan atau bulanan |
| Seluruh isi toko | Bulanan atau per tiga bulan |
Untuk toko kecil, menghitung sebagian barang secara bergilir setiap minggu jauh lebih ringan daripada menghitung semuanya sekaligus.
Menelusuri Selisih Stok
Selisih tidak selalu berarti ada yang mencuri. Penyebab yang sering ditemukan:
- Barang datang tapi belum dicatat, atau dicatat dengan jumlah yang salah.
- Barang dijual dengan satuan yang keliru, misalnya per dus tercatat per pcs.
- Barang rusak atau kedaluwarsa dibuang tanpa dicatat.
- Barang diambil untuk keperluan sendiri tanpa dicatat.
Riwayat keluar-masuk barang sangat membantu di tahap ini. Dengan melihat kapan stok barang itu bertambah dan berkurang, Anda bisa mempersempit periode dan transaksi yang perlu dicek.
Membantu dengan Aplikasi
Di Olla Kasir, stok berkurang otomatis setiap barang terjual, dan Kartu Stok menyimpan riwayat keluar-masuk tiap barang per periode, yang bisa disimpan sebagai PDF. Saat stock opname menemukan selisih, kartu stok membantu menemukan kapan bedanya mulai terjadi. Pelajari fiturnya di aplikasi stok barang Olla Kasir, dan baca juga cara mencegah kecurangan kasir.